KI-Automatisierung, die einen Schritt am Tag übernimmt.
Automatisierung heißt hier: ein wiederkehrender Schritt weniger pro Tag. KI kommt dort dazu, wo der Inhalt vorher nicht feststeht, also bei Anfragen, Dokumenten und Freitext. Was gebaut wird, läuft danach in den Werkzeugen, die schon da sind.
Wo KI anfängt und wo nicht
Ein Skript, das jeden Morgen dieselbe Datei einsammelt und ablegt, ist Automatisierung ohne KI. Es arbeitet zuverlässig, weil vorher feststeht, was kommt. Sobald der Inhalt unbekannt ist, also eine Mail mit beliebigem Text, ein PDF in wechselnder Form, ein Gesprächsprotokoll, stößt diese Art von Ablauf an ihre Grenze: sie braucht jemanden, der liest und entscheidet.
Genau dort setze ich KI ein, und nur dort. Ein Sprachmodell ordnet ein, was es nicht in festen Regeln gibt: welche Art Anfrage das ist, welche Felder in einem Dokument stehen, ob eine Nachricht eine Antwort braucht. Alles davor und danach bleibt gewöhnliche Programmierung, weil sie billiger, schneller und nachvollziehbarer ist. Das Ergebnis ist ein Ablauf, den man prüfen kann, kein System, das irgendetwas tut.
Wo es sich rechnet
Nicht jede Aufgabe lohnt einen Ablauf. Diese drei kommen am häufigsten vor, weil sie täglich Zeit kosten und trotzdem immer gleich aussehen.
Anfragen
Eine Anfrage kommt als Freitext, mit Anhang, oft unvollständig. Der Ablauf liest sie, ordnet sie einem Thema zu und legt sie dort ab, wo sie weiterbearbeitet wird: kein Abschreiben, keine vergessene Mail.
Dokumente
Rechnungen, Verträge, Formulare: ein Ablauf zieht die Felder heraus, die gebraucht werden, prüft sie gegen eine Regel und meldet nur die Fälle, die ein Mensch ansehen muss.
Recherche und Daten
Wiederkehrende Recherche, die jedes Mal gleich aussieht, wird zu einem Lauf, der ein Ergebnis mit Quelle liefert statt einer Sammlung offener Tabs.
Praktische Abläufe, die wiederkehrende Schritte entfernen, bestehende Werkzeuge verbinden und Arbeit tatsächlich erledigen, statt nur beeindruckend auszusehen. Was dabei herauskommt, ist messbar: weniger manuelle schritte in einem bestehenden ablauf, verbindung von werkzeugen, die bisher getrennt waren, nachvollziehbares verhalten statt blackbox.
- Dokumente verarbeiten
- Recherche und Datenaufbereitung
- Ablauf in bestehende Tools einhängen
Ohne Pauschale, mit Einschätzung
Automatisierung und individuelle Tools haben je nach Ausgangslage sehr unterschiedliche Zuschnitte. Deshalb nenne ich dort keinen öffentlichen Preis, sondern schätze nach einem kurzen Gespräch ein.
Einschätzung anfragenWas in einem Erstgespräch geklärt wird: welcher Schritt heute wie viel Zeit kostet, welche Werkzeuge im Einsatz sind und wo ein Mensch weiterhin entscheiden muss. Daraus entsteht ein Zuschnitt mit Umfang, Termin und Preis, bevor gebaut wird.
Was ich dazu geschrieben habe
Die ausführlichen Texte zu Prozessauswahl, Machbarkeit und Reihenfolge stehen im Blog, nicht auf dieser Seite.
- Welche Prozesse KMU mit KI automatisieren können: 12 konkrete Beispiele
- KI-Use-Cases priorisieren: Eine einfache Scorecard für Unternehmen
- KI-Automation im KMU: 7 Workflows mit schnellem ROI
- KI-Strategie für KMU: In 5 Schritten von Idee zu ROI
- 5 KI-Prozesse für KMU, die sofort Zeit sparen (mit Praxisbeispielen)
So läuft ein Projekt.
Die meisten Aufträge sind kleine, klar umrissene Projekte. Größeres wird einzeln eingeschätzt.
Verstehen
Wir klären das Problem, die Nutzer und was ein gutes Ergebnis ausmacht.
Zuschnitt
Ich schlage ein konkretes Ergebnis vor: Umfang, Termin, Preis und klare Grenzen.
Umsetzung
Ich designe und implementiere, mit einem vereinbarten Zwischenstand zum Draufschauen.
Start
Wir testen, übergeben und stellen sicher, dass das Ergebnis benutzbar ist. Verbesserungen lassen sich später einzeln zuschneiden.
Was vor einem Automatisierungsprojekt gefragt wird.
Etwas nicht dabei? Direkt fragen
Was kostet ein automatisierter Ablauf?
Es gibt keinen Pauschalpreis, weil der Zuschnitt zu unterschiedlich ist: ein Ablauf, der eine Mail einsortiert, ist ein anderes Projekt als eine Strecke über drei Systeme. Nach einem kurzen Gespräch bekommen Sie eine Einschätzung mit Umfang und Preis, bevor etwas gebaut wird.
Brauche ich dafür neue Software?
In der Regel nicht. Der Ablauf hängt sich an das, was schon läuft: Mailpostfach, Kalender, Buchhaltung, Tabellen, Ihr CRM. Neue Werkzeuge kommen nur dazu, wenn eines fehlt, und dann sage ich vorher, wofür.
Was passiert bei Fehlern im Ablauf?
Jeder Ablauf hat einen definierten Punkt, an dem ein Mensch entscheidet, und einen Weg, auf dem Fehler sichtbar werden: eine Meldung, ein Protokoll, eine Ablage, die niemand übersieht. Ein Ablauf ohne diese Kontrolle wird nicht gebaut.
Arbeiten Sie mit den Daten, die im Unternehmen liegen?
Ja, aber nur mit dem, was für den Ablauf gebraucht wird. Wo Daten das Haus verlassen, steht vorher fest, welche das sind und wohin sie gehen. Bei sensiblen Inhalten ist ein lokales Modell eine Option, und diese Entscheidung wird offen besprochen.
Was, wenn niemand den Ablauf pflegen kann?
Deshalb wird er so gebaut, dass ein technischer Blick genügt: lesbarer Ablauf, Protokoll, klare Grenzen. Auf Wunsch übernehme ich die Betreuung ab 69 Euro im Monat, damit Änderungen nicht liegen bleiben.
Welcher Schritt kostet Sie täglich Zeit?
Schreiben Sie in zwei Sätzen, was heute von Hand passiert. Ich antworte mit einer Einschätzung, ob sich ein Ablauf dafür lohnt.
Christian LutzSie bekommen die Antwort von mir persönlich.- Antwort
- < 1 Werktag
- Erstgespräch
- 15 Min, kostenlos
- Umsetzung
- 2 – 3 Wochen